PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PENGELOLAAN PTS

PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PENGELOLAAN PTS

Ada tiga hal yang dibahas dalam artikel ini :
1.Esensi Penerapan Teknologi Informasi dalam pengelolaan PTS.
Seperti yang sudah kita ketahui, bahwa kini kita sudah memasuki era quantum, “era dimana perubahan pengetahuan, cara hidup, kebudayaan dan peradaban manusia memiliki kecepatan dan akselerasi yang tinggi “.
Perguruan Tinggi Swasta sebagai bagian dari agen pembaharu seyogianya dapat melakukan akselerasi atas cepatnya perubahan-perubahan yang terjadi di lingkungan sekitar kita. Salah satu hal yang dapat dilakukan untuk mengantisipasi hal-hal tersebut diatas adalah dengan menerapkan IT / ICT (Information Technology / Information and Communication Technology) sebagai dukungan bagi pengelolaan pendidikan tinggi yang efektif dan efisien.
Penerapan Teknologi Informasi di lingkungan perguruan tinggi swasta bukan hanya bersifat untuk membantu (supporter) dalam pengelolaan akan tetapi malah menjadi motor peningkatan kemampuan (enabler) dalam proses pengambilan keputusan di berbagai tingkatan manajemen PTS. Peningkatan kemampuan itu akan terwujud apabila penerapan Teknologi Informasi tersebut diikuti dengan pengembangan system informasi manajemen di lingkungan PTS, agar seluruh data dari aktifitas manajerial PTS dapat didokumentasi dalam bentuk data digital, sehingga memudahkan pihak pengelola baik pihak eksekutif PTS dan pihak Badan Penyelenggara PTS maupun stakeholder PTS untuk memperoleh berbagai informasi tentang PTS tersebut.

2.APTISI mengharapkan agar pimpinan atau pengelola PTS mengoptimalkan SIM dalam menjalankan aktifitas manajerial PTS. Walaupun sebagian dari PTS ada yang sudah mengimplementasikan SIM di PTSnya secara mapan.
Pengembangan sistem informasi di suatu perguruan tinggi, khususnya di PTS memberikan produk layanan yang optimal kepada para stakeholder seperti mahasiswa, orang tua mahasiswa, masyarakat pengguna lulusan, termasuk pihak pemerintah dalam hal ini DIKTI dan KOPERTIS sebagai institusi pengawas, pengendali dan Pembina PTS.
Sistem Informasi Manajemen (SIM) PTS bukan hanya bertujuan untuk kepentingan internal organisasi PTS saja, tapi juga bertujuan untuk kemudahan pengaksesaan data dan informasi yang dibutuhkan oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Oleh karena itu dengan adanya pemberlakuan SK Dirjen DIKTI No.34/DIKTI/Kep/2003 tentang program Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri (EPSBED) dimana PTS diharuskan memberikan laporan semesteran kepada DIKTI/KOPERTIS yang bertujuan untuk mengkondisikan PTS melakukan proses evaluasi secara mandiri, juga dikaitkan dengan proses perpanjangan ijin operasional PTS, secara tidak langsung telah memotivasi PTS untuk mengembangkan SIM di lingkungan PTSnya masing-masing. Demikian pula dengan program SIM-PTS yang diprakarsai oleh bagian perencanaan SetDirjen Dikti, pada prinsipnya menuntut data yang hampir sama, yang peruntukannya digunakan bagi penerbitan direktori PTS seIndonesia.

3.Dalam membina kemitraan, APTISI mengharapkan PTS dapat memanfaatkan software Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri (EPSBED) dan Sistem Informasi Manajemen (SIM),
Untuk merealisasikannya diperlukan program gerbang entry data yang lebih komprehensif yang dapat digunakan untuk berbagai keperluan yang dibutuhkan DIKTI atau KOPERTIS. Ini berarti bahwa PTS tidak perlu melakukan duplikasi entry untuk data yang sama.
Dari data yang dikumpulkan oleh PTS, diharapkan DIKTI/KOPERTIS dapat membangun Data warehouse PTS, yang dapat digunakan pihak-pihak yang berkepentingan. Di kemudian hari data dari PTS dapat dikirim secara online di internet, bahkan website Kopertis juga menyediakan fasilitas On-Line Analytical Processing (OLAP) untuk data tersebut.
Data PTS yang telah dibuat diharapkan dapat digunakan untuk memetakan sebaran program studi di suatu wilayah, dalam upaya pengendalian perijinan baru bagi suatu program studi, yang dianggap jenuh di wilayah tertentu.
Diupayakan tidak terjadi perubahan platform struktur data base secara drastic, sehingga akan menyulitkan PTS untuk menyesuaikan diri lagi, kecuali disediakan program bantu untuk migrasi data. Bahkan bagi PTS yang sudah mengimplementasikan SIMnya secara mapan, dapat mengisi data tersebut secara langsung, include dalam program aplikasi SIM PTSnya, sesuai dengan struktur data yang sudah ditetapkan.
Apabila program tersebut berbasis windows, diharapkan pihak DIKTI/KOPERTIS memperhatikan undang-undang hak cipta software, terutama yang diberlakukan oleh perusahaan Microsoft.
APTISI Wilayah IV menyambut positif upaya memberlakukan EPSBED ini bagi seluruh PTS di lingkungan wilayah IV, yang justru datanya dapat dimanfaatkan oleh berbagai pihak. Yayasan Penyelenggara PTS dapat memanfaatkan data tersebut untuk menyusun kebijakan dan perencanaan pengelolaan dan pengembangan PTS. APTISI mengharapkan agar copy Data Laporan Semesteran tersebut dikirimkan pula ke Sekretariat APTISI, guna Pengembangan Sistem Informasi Geografis (SIG) PTS APTISI Wilayah IV. Semoga upaya ini dapat memicu PTS khususnya di Kopertis wilayah IV untuk mencapai kualitas yang diharapkan bersama
Dengan diberlakukannya EPSBED, PTS tidak akan mengalami kesulitan dalam menyampaikan laporan semesteran, karena datanya tinggal di-up data sesuai dengan tuntutan EPSBED.
Selamat bekerja.


Bandung, 15 Januari 2003



H. Yusuf Arifin, S.Si, MM *



* Yang bersangkutan adalah Wakil Sekretaris APTISI Wilayah IV
dan Direktur STMIK “AMIK Bandung”.